2. 借阅标本应以借阅者所在标本馆的正式信函为依据，并由馆长（或主管）或研究室主任审核并签字确认。库房根据信函清单提取标本并登记，由专职人员负责保存借阅材料、出具借据、寄出、催还、接收、清点、移交库房归位等。
3. 借阅者在收到标本后应认真核对，并将所附的收据或回执签名后寄回借阅的标本馆。
4. 每次借阅标本总量不得超过30份。标本只能借与开展专科专属研究的分类学家用于分类订正等相关研究。
5. 标本借阅以六个月为限，到期须按时归还。若须延长，应另行以正式信函通知本馆主管领导，征得同意后，可适当延长借阅期，但不得超过两次，即十二个月。借出标本未按时归还前，拒绝再次为借阅人所在机构提供标本借阅服务。
6. 借阅者须保证标本安全，确保标本防虫、防潮、防霉变和完整性。不得涂改或撕毁原有的定名标签，未经同意不得在标本上取用任何材料和样品，更不得将标本转借。违反此条规则者，将通报给所在机构，拒绝再次向其机构借出标本。
7. 标本馆有对所借出标本随时索回的权利，借阅人或机构应无条件遵守，如违反规定，将停止对借阅人所在机构提供借阅服务，直至归还为止。
8. 模式标本原则上不得外借。
9. 标本借阅函中需提供的信息有：借阅者目前从事的研究内容；需要借阅的标本类群及份数；落款需请学院主管领导（系主任或者导师）签字，并留下联系方式（电话和电子邮件）；承诺不在标本上进行任何形式的取样；承诺在科研成果中（论文、专著、软件等）明确致谢“中国科学院昆明植物研究所植物标本馆（KUN）”，赠送相应的论文单行本或电子版，以及专著的封面和致谢页面的纸质版或电子版。
10. 本所研究人员计划从所外标本馆借阅标本，须征得课题组或部门负责人同意，经本标本馆主管领导认可并出具正式信函后，可通过本标本馆渠道向其他标本馆申请借阅。
11. 标本必须按规定保存和使用，保证标本安全，按期归还。若需延长借阅时间，需征得对方同意后，按对方的管理规定通过本标本馆办理延长借阅手续。
12. 标本使用完毕后，应将可存留数据和资料保存一份于本标本馆，并及时归还标本。
13. 借阅他馆的标本，除了遵守本馆的规定外，还要遵守和满足对方的规定或特殊要求。如果对方对归还的标本提出申诉，都将视为对本馆声誉的损害，本馆有权对相关人员通报批评，令其消除影响，并且本馆将拒绝再次为其提供相应的服务。
14. 借还标本过程中产生的邮寄费、以及可能产生的报关费、出入境检验检疫费用均由借阅者所在部门或课题承担。
15. 标本馆标本互借和交换的管理人员做好借阅台账登记，信函等材料备案。
16. 对借出标本应定期发函催还，逾期不还者，在催还无果时，应向借阅者所在标本馆及其主管单位通报，终止向借阅者和其所在单位其他人员借阅标本，直至其完整归还全部标本。
17. 对损坏或遗失标本的本所单位职工或研究生，应阻止其继续查阅标本，视损坏程度和数量，对其处以罚款，全所通报等处罚，拒绝其再来查阅标本。遗失、损坏的标本参考《中国科学院昆明植物研究所关于图书、期刊资料遗失和损坏赔偿办法》进行赔偿。
18. 对借出标本造成损坏或遗失者，向其所在单位或标本馆通报，拒绝再次向其借阅标本，降低其标本馆的信誉度，或者终止于所在标本馆的业务往来，或者向国内外各大标本馆通报，实行同行谴责。